Kas olete kaugtöös uus? Need tööriistad muudavad teie kodus töötamisele ülemineku lihtsamaks

Shutterstock.

Kuna koroonaviiruse puhang jätkub (isegi ilmuvad uudistetoimetustes ), paluvad organisatsioonid töötajatel võimaluse korral kodus töötada.

Mõne jaoks võib see tähendada lünkade avastamist tööriistavirnades. Seda silmas pidades oleme koostanud loendi tööriistadest, mis võivad aidata teil täita erinevaid vajadusi, mis teie meeskonnal võivad olla ühenduses püsimiseks ja tööl tõhusaks.

Täielikku loendit on peaaegu võimatu koostada, arvestades uute toodete turule toomise või sulgemise kiirust, kuid need on mõned levinumad tööriistad, mida uudistetoimetused kasutavad. Samuti oleme püüdnud kasutada tööriistu, mille sisseehitamine ja kasutatavus on lihtsam, selle asemel, et jagada keerukaid tööriistu, mida pole lihtne kasutusele võtta. Oleme lisanud teavet hinnakujunduse kohta, kuid kõige täpsema teabe saamiseks peaksite kontrollima platvormide veebisaite, kuna see võib teie organisatsiooni suurusest ja vajadustest olenevalt erineda. Pidage meeles, et teie ettevõttel võivad turvapiirangute tõttu olla eeskirjad selle kohta, milliseid tööriistade versioone saate kasutada.

Need tööriistad on korraldatud kolme ühise tööriistavajaduse järgi, mida enamik organisatsioone jagab: suhtlus, dokumentatsioon ja projektijuhtimine.

Pidage meeles, et kasutatavad tööriistad ei tohiks olla keerulisemad kui ülesanne, mida proovite täita. Valige see, mis teie ja teie meeskonna töövoo ja tööstiilide jaoks kõige paremini sobib.

Näost ekraanile suhtluse edukaks muutmiseks on oluline luua selge arusaam oma suhtlusplatvormile esitatavatest ootustest.

Võtke omaks sõnumsideplatvormidevahelise suhtluse asünkroonne olemus. Korraldage oma vestlused kanalitesse või vestlustesse, et teave ei muutuks üle jõu käivaks või raskesti leitavaks. Võtke aega teavitusseadete kalibreerimiseks, et leida õige tasakaal teadliku ja ülekoormatud vahel. Kasutage saadavuse kindlakstegemiseks ajakavasid ja olekuid.

Google Hangouts - videokonverentsid

Google'i videokonverentsi toode Hangouts Meet pakub lihtsalt kasutatavat liidest virtuaalsete koosolekute, ekraani jagamise ja vestluse jaoks. Kui teie või teie organisatsioon juba kasutate G Suite'i, saate kuni 1. juulini tasuta kasutada G Suite'i täiustatud ettevõttetaseme funktsioone. Nii saate videosalvestusi ja koosolekuid kuni 250 inimesele.

Kui olete G Suite'i e-posti (Gmail) ja kalendri (Google'i kalender) jaoks täiesti harjunud kasutama, on Google Hangouts Meeti kasutamine üsna lihtne. Google'i kalender loob automaatselt Meeti kõne iga teie saadetud kalendrikutsega ja kõik kutses osalejad pääsevad kõnele juurde. Kui olete kõnes, on liides vestluse ja ekraani jagamise jaoks lihtne. Kui haldate isiklikku G Suite'i kontot ja töö G Suite'i kontot, võib alati õige konto valimine olla keeruline.

Hinnakujundus
Kui teil on Gmaili konto, on teil Google Hangouts Meeti tasuta versioon, mis võimaldab teil kõne kohta 25 osalejat.

Lõõgastav - asünkroonne side

Slack on laialdaselt omaks võetud, nii armastatud kui ka vihatud paljude poolt. Põhifunktsioonid keerlevad mitme kanaliga, üks-ühele ja väikese grupi vestluste ümber. Siiski saate Slacki kasutamist suurendada, kasutades paljusid integratsioone, mis võivad teavet Slacki ja muude platvormide vahel, mida teie organisatsioon võib samuti kasutada, edastada.

Saate Slacki meeskonnaga mõne minuti jooksul tööle asuda ja vestluse liides on võrgusõnumisüsteemidega kogemustega inimestele mõistlikult juurdepääsetav.

Hinnakujundus
Slackil on mitmetasandiline hinnasüsteem. Tasuta versioon sisaldab piiratud sõnumite ajalugu ja piiratud integratsioone.

Suumi - videokonverentsid

Zoom sisaldab põhitellimusel videokonverentse, ekraani jagamist, vestlust ja videosalvestust. Üsna intuitiivne liides muudab osalejate jaoks seansil osalemise suhteliselt lihtsaks navigeerimise.

Konto loomine on kiire, kuid peaksite võtma paar minutit, et tutvuda koosoleku alustamise juhtelementidega, et saaksite teada, kus kõik on, kui seda vajate. Videokõne liideses olevad juhtnupud on üsna lihtsad ja enamik kasutajaid näeb, kuidas vajadusel vestlusele juurde pääseda või ekraane jagada. Kõrgemad abonemenditasemed annavad teile rohkem tööriistu (nt eritoad), mis võivad olla abiks, kui koordineerite vestlust suurema rühma inimestega.

Hinnakujundus
Zoomil on mitmetasandiline hinnasüsteem. Tasuta versioon võimaldab kasutajatel võõrustada kuni 100 osalejat, sellel on piiramatu arv üks-ühele koosolekuid, 40-minutiline piirang rühmakoosolekutele ja piiramatu arv üldkoosolekuid.

Skype - videokonverentsid

Skype on veel üks võimalus kuni 50 inimesega video- või helikonverentskõnede korraldamiseks. Skype'i abil saate helistada ka inimestele, kes pole platvormil. Skype hõlbustab failide jagamist kõne ajal, ekraani jagamist ja sõnumite saatmist. Üks suuri erinevusi Skype'i ja Zoomi vahel on see, et Skype'is saate hallata kontaktide raamatut ja algatada teistega kõnesid, mitte kutsuda inimesi koosolekuruumi või planeerida videokonverentsi nagu Zoomi puhul. Skype toimib pigem traditsioonilise telefonikogemusena, Zoom aga virtuaalse koosolekuruumina.

See platvorm on olnud juba mõnda aega ja on aastate jooksul läbi teinud palju muudatusi. Kui olete selle kasutanud mõnda aega, võite olla üllatunud, kui leiate mõned uued asjad. Liides on üsna navigeeritav kõigile, kellel on võrgusõnumite saatmisega kogemusi.

Hinnakujundus
Microsoft pakub tootena erinevaid Skype'i versioone. Hinnakujundus sõltub peamiselt teie kõnekasutusest.

WhatsAppi grupp - turvaline sõnumivahetus ja helistamine

WhatsApp pakub Interneti-põhist helistamist ja täielikku krüpteeritud sõnumivahetust. Rakendus võimaldab luua erinevaid gruppe ja sõnumeid saata. Algselt oli see mobiilirakendus, kuid nüüd on saadaval ka töölauaversioon.

WhatsApp korraldab liidese vestluste ja kõnede abil. Vestlused avavad teie rühmade loendi. Grupi liidese sisenemiseks, uue loomiseks või kontaktile sõnumi saatmiseks piisab vaid paarist puudutusest. Samuti saate määrata praeguse oleku, et aidata oma meeskonnal teada saada, millal olete saadaval.

Hinnakujundus
WhatsApp on täiesti tasuta.

Tõenäoliselt on teil juba olemasolev dokumentatsioonihoidla – teabe jälgimise süsteem, millele kõik vajavad juurdepääsu. Kui te seda ei tee, on see võimalus selle loomiseks.

Isegi kui olete tagasi kontoris, on oluline, et inimestel oleks küsimuste korral usaldusväärne koht teabe saamiseks. Salvestage oma meeskonnapraktikad, projektiettekanded, retrospektiivid, koosolekute märkmed ja ajurünnakute ideed etteaimatavasse kohta ning kõik teie organisatsiooni liikmed saavad sellest kasu, olgu see siis eemal või mitte. Need tööriistad aitavad teil dokumentatsioonimaja korda teha.

Google Docs – tekstitöötlus, dokumendid, tabelid

Google Docsi peetakse sageli Microsoft Wordiks, kuid Internetis. Kuigi see modelleerib end tekstitöötlusprogrammil, on see tõesti muutunud palju enamaks kui Wordi kloon. Nüüd on sellest saanud defacto digitaalsete dokumentide tööriist. Põhimõtteliselt on selle funktsionaalsus üsna lihtne ja peaks olema tuttav kõigile, kes on tekstitöötlusprogrammi kasutanud. Tänu ühendusele kogu Google Drive'i tootesarjaga, sealhulgas Google'i arvutustabelite ja Google'i esitlustega, saab Google Docs importida nendest toodetest andmeid, diagramme ja tabeleid. See võib käivitada ka kohandatud skripte.

Kui olete kasutanud tekstitöötlusprogrammi, ei tohiks teil olla probleeme Google Docsis dokumendi loomisega. Nende dokumentide korraldamine võib olla veidi suurem väljakutse. Google Docs on osa Google Drive'ist, kus saate dokumente, arvutustabeleid ja esitlusi korraldada erineval viisil. Lõppkokkuvõttes loote oma Google Drive'is oma failisüsteemi, erinevalt arvuti failisüsteemist. Sarnaselt teistele Google'i toodetele võib isikliku G Suite'i konto ja töö G Suite'i konto haldamine olla teatud aja jooksul kasutatava konto haldamine keeruline.

Hinnakujundus
Tasuta kõigile G Suite'i kasutajatele.

Järjekord – dokumentatsioon ja projektijuhtimine

Coda on dokumentatsioonisüsteem, mille eesmärk on koondada mitu lõime. Coda ainulaadne väärtus on võimalus hoida ühes ruumis erinevaid failitüüpe. Teie slaidid, arvutustabelid ja tabelid võivad asuda samas dokumendis, mitte ei pea erinevate toodete vahel liikuma. See on kõige kasulikum, kui teil on erinevaid ressursse, mida peate projekti kallal töötamise ajal kokku võtma.

Kuna saate teha palju erinevaid asju ja kasutada palju erinevaid integratsioone, on kasulik heita pilk Coda mallide galeriile, et mõista, mis on võimalik. See on eriti oluline, kui tühi lõuend on teile üle jõu käiv ja te pole kindel, kuidas oma tööd korraldada.

Hinnakujundus
Coda pakub mitmetasandilist plaanisüsteemi. Tasuta versioon sisaldab piiramatuid toimetajaid ja Doc Makereid, piiramatut vaatajate arvu, piiratud dokumendimahtu, madalaid automatiseerimise kvoote, piiratud integratsioone (kuigi mitte levinud tööriistu, mida tõenäoliselt vajate), 7-päevast versiooniajalugu, reaalajas koostööd, piiramatuid kaustu. ja kogukonna toetus.

Arusaam – dokumentatsioon ja projektijuhtimine

Notion on uustulnuk, mida peetakse sageli Google Docsi konkurendiks. Tõepoolest, see üritab liita nii erinevad tööriistad nagu Evernote, Trello ja Airtable üheks. Mõiste võimaldab teil luua ja korraldada dokumente, mis suudavad teha palju enamat kui sõnu töödelda. Notioni dokumendid võivad sisaldada ülesannete loendeid, kalendreid, andmebaase ja palju muud. Kui vajate kohta dokumentide korraldamiseks ja nendest dokumentidest tulenevate ülesannete haldamiseks, võib Notion olla nendele probleemidele ühekordne lahendus.

Idee lehtedest ja korraldusest võib alguses segadust tekitada. Teil peaks olema selge nägemus sellest, milliseid dokumente soovite Notionis salvestada, enne kui sukeldute. See võib lahendada palju erinevaid probleeme, nii et mõelge välja, milline on teie konkreetne kasutusjuhtum, enne kui hakkate üle koormama.

Hinnakujundus
Mõistel on mitmetasandiline plaanisüsteem. Tasuta versioon pakub piiramatut arvu liikmeid ja külalisi, 1000 'plokki' (tegelikult sisu jaotisi) ja 5 MB failide salvestusruumi.

evernote - dokumentatsioon

Evernote'il on isikliku märkmete tegemise rakendusena pikk ajalugu. See on pikka aega võimaldanud inimestel kirjutada märkmeid, koguda veebist teavet ja korraldada teavet tugeva märgistamis- ja kategoriseerimissüsteemiga, muutes selle populaarseks uurimistööriistaks. Mõned ei pruugi teada, et Evernote'il on hinna eest ka koostööfunktsioonid. Evernote'i äriplaanil on funktsioon nimega Spaces, mis kogub meeskonna märkmeid ja dokumente Drive'i sarnases vormingus.

Evernote’i saab väga lihtsalt kasutada lihtsalt märkmete kirjutamise kohana. Kuid sellel on kihid ja kihid funktsioone, mis suudavad vastu seista kõige võimsamatele tarbijatele. Selle veebilõikur võimaldab salvestada veebilehti ja PDF-e veebist ning salvestada need oma Evernote'i kontole. Saate kasutada märgistamist ja otsingut märkmete filtreerimiseks lõputul viisil.

Hinnakujundus
Evernote'il on mitmetasandiline plaanisüsteem. Tasuta versioon sisaldab täielikke märkmete tegemise võimalusi, samuti märgistamist ja otsimist, ilma märkmete jagamiseta.

Projektijuhtimise tööriistad hõlmavad laia valikut lihtsatest platvormidest, mis haldavad ühte komponenti, kuni suuremahuliste toodeteni, mis pakuvad laia valikut funktsioone, mida organisatsioonis vaja võib minna.

Trello - projekti juht

Trello on mugav visuaalne süsteem kaartide ja loenditega tehtava töö korraldamiseks. Saate luua oma meeskonna jaoks kõige paremini toimiva töövoo, milles saab üksusi nende oleku alusel kiiresti ja lihtsalt ümber tõsta. Trello on kasutusele võtnud ka reeglid ja integratsioonid, mis aitavad teie organisatsiooni struktuuri hallata. Trellol on ka malle juhuks, kui vajate ideid selle funktsionaalsuse parimaks kasutamiseks.

Kasutajaliides on suhteliselt sirgjooneline ega ole nii üle jõu käiv, nagu mõned projektihaldusplatvormid võivad olla. Trello teeb vähem kui mõned teised platvormid, kuid see võib olla hea asi, kuna ta teeb seda, mida ta kavatseb teha hästi ja ilma liigse funktsionaalsuse segaduseta.

Hinnakujundus
Trellol on mitmetasandiline plaanisüsteem. Tasuta versioon sisaldab piiramatult isiklikke tahvleid, piiramatuid kaarte, piiramatuid loendeid, 100 MB failide üleslaadimise limiiti, 10 meeskonnaplaati ja piiratud automatiseerimist.

Õhutatav – andmete haldamine ja korraldamine

Parim viis Airtable’ist mõelda on supervõimetega arvutustabelina. Airtable'i abil saate korraldada andmeid tuttavas tabelivormingus, kuid seejärel saab need teisendada Trello-laadseteks kanban-tahvliteks, kalendriteks ja visuaalseteks galeriideks. Saate seadistada kohandatud vorme, mis edastavad kasutaja sisendi teie Airtable'i andmebaasi. Professionaalsetele kasutajatele on Airtable'il plokid, mis lisavad tabelitele täiendavaid pistikprogrammi funktsioone, nagu geokodeering, diagrammid ja isegi viis veebilehtede kujundamiseks tabelis olevate andmete põhjal.

Airtable kasutab oma funktsioonide kirjeldamiseks ainulaadset keelt. Seda, mida tavaliselt peetakse arvutustabeliks või andmebaasiks, nimetatakse baasiks. Sellel on 'plokid' (pro-kasutajatele), mis sisaldavad teie baasidele pistikprogramme. Kui olete kõnepruugist üle saanud, on Airtable väga paindlik arvutustabelitööriist, mis annab teile Google'i tabeli üle kasulikku jõudu.

Hinnakujundus
Airtableil on mitmetasandiline plaanisüsteem. Tasuta versioon sisaldab piiramatut baasi, 1200 kirjet baasi kohta, 2 GB manusruumi baasi kohta ja kahenädalast versioonide ajalugu.

Vahemik - projekti juht

Range tegeleb tööga, mille eesmärk on teada, kes mida teeb ja kus meeskonnad eesmärgid on. Vahemik hõlbustab individuaalsete ülesannete planeerimist ja meeskonnaliikmete sisseregistreerimist ajakavadega ning saab kasu paljudest integratsioonidest rakendustega, mida tõenäoliselt kasutate, nagu Slack, Google Drive, Calendar, Trello ja Github.

Sellel on sõbralik kasutajaliides ja liitumisprotsess juhendab teid selle kasutamise kohta. Näpunäited ja näited on saadaval kõikides vaadetes, kuni neist loobute.

Hinnakujundus
Kuni 10-liikmelistele meeskondadele on lava tasuta. See on 14 dollarit kuus iga täiendava meeskonnakaaslase kohta.

esmaspäev – dokumentatsioon ja projektijuhtimine

Esmaspäev on juhatuse poolt organiseeritud süsteem projektide ja töövoogude haldamiseks. Integratsioonid loovad ühenduse rakendustega, mida võite juba kasutada. Erinevad vaated, nagu töökoormus ja ajaskaala, esitavad töö olekut kasulikul viisil, mis hõlbustab tehtavate tööde ja aja mõõtmist. Funktsionaalsust saab automatiseerida koodita automatiseerimisrutiinidega, mis võivad ülesandeid sujuvamaks muuta.

Sait pakub palju funktsioone, kuid uute kontode loomise protsess juhendab teid uue tahvli seadistamise protsessis. Liideses on palju saadaval, nii et saadaolevate funktsioonide mõistmine võib võtta veidi aega.

Hinnakujundus
Esmaspäeval on mitmetasandiline plaanisüsteem, mille puhul hinnakujundus põhineb kasutajate arvul. Põhipakett, mis on 39 dollarit viiele kasutajale kuus, pakub piiramatut arvu tahvleid, 20 veerutüüpi, Kanbani vaadet, manustatud vorme, 5 GB salvestusruumi ja ühenädalast tegevuste logi.

Selle loendi kaks viimast üksust on üsna tugevad projektihaldusplatvormid, mis võivad olla rohkem kui see, mida otsite, kui proovite lihtsalt oma töövoo vahepealseid lünki lahendada. Kui olete aga valmis hindama intensiivsemaid projektijuhtimisplatvorme, on need kõik-ühes võimalused, mida kaaluda.

Asana – kõik-ühes dokumentatsioon, projektijuhtimine ja suhtlusplatvorm

Asana on suuremahuline projektijuhtimise platvorm, mis suudab lahendada mitmesuguseid turundus-, müügi-, operatsiooni-, toote- ja töövoohaldusvajadusi. Selle kõiki funktsioone on raske lühidalt kirjeldada, kuna Asana käsitleb mitut projektihaldusruumi. See hõlmab suurt osa ülalnimetatud toodete kombinatsiooni funktsioonidest, sealhulgas suhtlust, ülesannete haldamist, ajakavasid, projekti töövoogu ja palju muud.

Hinnakujundus
Asanal on mitmetasandiline plaanisüsteem. Tasuta versioon sisaldab ülesannete haldust; nimekirja-, tahvli- ja kalendrivaated; volitatud isikud ja tähtpäevad; kuni 15 meeskonnakaaslast ja rakenduste integreerimist.

Basecamp – kõik-ühes dokumentatsioon, projektijuhtimine ja suhtlusplatvorm

Basecamp, mille on ehitanud ettevõte, mis on kaugtööga tegelenud juba enne seda, kui see lahe oli, lubab lahendada kõik teie peamised tööriistavajadused ühes terviklikus lahenduses. Basecampis loote projekte. Projektide raames saate koostada ülesannete loendeid, määrata ülesandeid, saata meeskonnaliikmetele teateid, planeerida koosolekuid, jagada dokumente ja alustada grupivestlusi. Kõige selle juures võiks Basecamp teoreetiliselt asendada Google Docsi, Slacki, Dropboxi, Trello ja Asana.

Basecamp rõhutab tugevalt kaugtöö asünkroonsust. Kui otsite lahendust, mis võimaldab teil töötada erinevate graafikutega, erinevates kohtades ja erinevate kaugsuhtlusvõimalustega inimestega, on Basecamp eriti huvitav lahendus.

Sellise toote nagu Basecamp ostmine tähendab kogu selle tootehaldusfilosoofia ostmist. Mõne inimese jaoks see tõesti töötab ja teised lülitab välja. Kuid kui olete valmis kõikehõlmavaks lahenduseks, saate Basecapi õppimiseks aega õppida, mis õpetab teile palju selle kohta, mis teie organisatsiooni jaoks töötab ja mis mitte.

Hinnakujundus
99 dollarit kuus piiramatute kasutajate ja projektide jaoks.

Tyler Fisher on tehnoloogiaosakonna asedirektor Uudised Catalyst . Temaga saab ühendust aadressil tyler@newscatalyst.org ja Twitteris aadressil @tylrfishr .

Heather Bryant on tootedirektori asedirektor Uudised Catalyst . Temaga saab ühendust aadressil heather@newscatalyst.org ja Twitteris aadressil @hbcompass .

News Catalyst aitab uudisteorganisatsioonidel kujundada end jätkusuutlikeks digiettevõteteks.