Kuidas ajakirjanikud saavad Exceli abil lugude jaoks andmeid korraldada

Ajakirjanikud pöörduvad üha enam Microsoft Exceli või sarnaste tabelarvutusprogrammide poole Apple'i numbrid — nende aruandluse edendamiseks. Nad kasutavad arvutustabeleid linnaeelarvete, pesapallistatistika, kampaania rahastamise ja haiglaandmete jälgimiseks.

Kui te veel arvutustabeleid ei kasuta, on raske teada, kust alustada. Selles artiklis annan mõned juhised ajakirjanikele, kes soovivad kasutada Excelit, kuid kellel on sellega vähe kogemusi.

Lihtsad valemid

Arvutustabeliprogrammid on seadistatud lahtrite tabelitena, mis on paigutatud vertikaalsetesse veergudesse (igaühele on määratud täht) ja horisontaalsetesse ridadesse (igaühele on määratud number). Iga veeru ja rea ​​ristumiskoht on lahter. Niisiis, veeru A ja rea ​​1 tulemuseks on lahter A1.

Üks arvutustabeli suurimaid eeliseid on võimalus kombineerida lahtreid uute andmete loomiseks. Me saavutame selle valemite abil.

Oletame, et lahtri A1 väärtus on 6 ja lahtri B1 väärtus on 2. Me saame nende lahtrite põhjal teha matemaatikat. Lahtrisse C1 saame sisestada võrdusmärgi (see ütleb lahtrile, et kirjutame valemit) ja seejärel valida lahtri A1, tippida plussmärgi ja valida lahtri B2. Vajutage nuppu return ja näete, et lahtri C1 väärtus on nüüd 8.

Niisiis, see…

… muutub selliseks:

Kui muudate lahtris C1 valemit, et lugeda '=A1-B1' …

… C1 väärtus muutub 4-ks.

Samamoodi, kui valem muudetakse väärtuseks '=A1/B1' …

… C1 väärtuseks saab 3.

Ja kui valem muudetakse väärtuseks “=A1*B1” …

… C1 väärtuseks saab 12.

Kui muudate A1 või B1 väärtusi, muutuvad C1 valemi tulemused vastavalt.

Ülaltoodud näidetes eeldab arvutustabel, et A1 ja B1 andmetüübid on numbrid. Kuid mõnikord hoiavad lahtrid muud tüüpi andmeid.

Andmetüübid

Lahtrid võivad sisaldada teksti (tuntud ka kui stringe), protsente, kuupäevi, aja kestusi, valuutat ja palju muud.

Kujutage ette, kui muudaksime A1 ja B1 lahtri tüübi 'number' asemel 'tekst'. Alustuseks ei saaks Excel enam nende lahtritega matemaatikat teha. Kuid see ei tähenda, et Excel ei saaks nende lahtritega valemeid täita. Näiteks võite B1-le ikkagi 'lisada' A1. Kasutaksite sama valemit nagu ülal, kuid muutke + märgiks &. Siis saaksite numbri 8 asemel numbri 62. Seda seetõttu, et Excel on nüüd ' ühendamine 'rakud.

Niisiis, see…

… muutub selliseks:

See võib olla kasulik näiteks siis, kui teil on telefoninumbrid nende osade kaupa jaotatud ja soovite need kokku liita. Teil võib olla piirkonnakoodide veerg, vahetuste veerg ja ridade numbrite veerg, mis võivad välja näha järgmine:

On selge, et me ei taha neid numbreid 'liita'. Soovime need ühendada, et luua üks telefoninumber. Ja me tahame sellesse valemisse lisada ka uusi tegelasi. Soovime vormindada oma telefoninumbri selliseks:

(202) 543-1001

Selleks peame oma valemisse lisama muu teksti. Teiste märkide lisamiseks ümbritseme need jutumärkidega ja märgime ampersandiga. Näiteks lahtrisse D1 kirjutaksime:

='('&A1&') '&B1&'-'C1, nagu siin näha:

Selle valemi laiendamiseks veerus allapoole kopeerige lahter D1 ja kleepige see teistesse lahtritesse. Excel on piisavalt nutikas, et muuta A1, B1 ja C1 automaatselt A2-ks, B2-ks ja C2-ks ning seejärel järjest allapoole, mille tulemuseks on järgmine:

Muud tüüpi andmeid, mida Excel saab käsitleda, on järgmised:

• Kuupäevad
• Kestused
• Protsendid
• Valuutad
• Murrud
• Teaduslik märge

Määrates Excelis, millist tüüpi andmeid lahter sisaldab, saate juhtida teabe kuvamist ja seda teavet õigesti töödelda. Näiteks kui teil on lahter, mis sisaldab 25.12.2011 ja te käsite Excelil sõeluda selle välja kuupäevana, saab Excel kuvada 25. detsembri 2011 või 25. detsembri 2011 või kuidas soovite.

Samamoodi, kui lisate 25. detsembrile 2011 numbri '7', saate oodatava tulemuse 2. jaanuaril 2012. Kuid see juhtub ainult siis, kui määrate andmetüübi. Selleks valige lahtrid, mida soovite määrata, klõpsake menüül Vorming ja valige 'Cells'. Saate määrata mitte ainult välja tüübi, vaid ka väljade vormingu.

Veergude eraldamine

Mõnikord on teil arvutustabel, kus andmed on ühendatud, kuid soovite neid eraldada. Levinud olukord hõlmab nimesid.

Kujutage ette nimede veergu, mis näeb välja selline:

Võib-olla soovite jagada nimed kahte veergu: eesnimi ja perekonnanimi.

Selleks valite veeru, minge menüüsse Andmed ja valige 'Tekst veergudesse'. (Protsessi meetod võib olenevalt teie Exceli versioonist erineda. Need juhised on mõeldud Excel 2008 jaoks Macile.) Teil on võimalus valida fikseeritud laius (st teatud arv märke) või konkreetne eraldaja, näiteks teie valitud tühiku, tabeldusmärgi, koma, semikooloni või eraldusmärgina. Meie näites valime 'Tühik' ja klõpsake 'Lõpeta'.

Seejärel saate järgmisega:

Päiste kasutamine

Kõigi veergude jälgimine võib olla väljakutse. Mõistuse säilitamiseks saate luua päiserea, mis annab igale veerule pealkirja. Lihtsalt sisestage oma dokumendi ülaossa uus rida. Seejärel saate selle päiserea igale veerule nime anda.

Kui teie arvutustabelis on aga palju ridu, tähendab alla kerimine, et kaotate oma päiserea. Selle parandamiseks saate oma päiserea lukustada. Meetod on veidi ebaintuitiivne. Valite rea ilus päisereale (või ridadele) ja seejärel minge menüüsse Aken ja valige 'Külmuta paanid'. (Pange tähele, see töötab ainult tavavaates.)

Nüüd, kui kerite oma dokumenti, jääb teie päise rida paigale, mistõttu on lihtne alati teada, mida vaatate.

See toimib ka veergude puhul.

Sorteerimine ja filtreerimine

Nüüd, kui teil on päiserida, saate oma andmeid hõlpsalt filtreerida ja sortida.

Kui klõpsate veerul ja valite ühe tööriistariba sortimisnupudest, sorteeritakse ümber kogu arvutustabel, sealhulgas teie päise rida. See on probleem. Andmete sortimiseks, kuid päiserea säilitamiseks avage menüü Andmed ja valige 'Sorteeri'. Seal saate valida sortimisjärjestuse. Akna allservas saate Excelile teada anda, et teil on päise rida, mille programm säilitab esimeses reas.

Veelgi lihtsam viis nõuab vahepealset sammu. Minge menüüsse Andmed ja valige 'Filter' ja seejärel 'Automaatne filtreerimine'. See lisab teie päise lahtritesse väikesed nooled. Nende noolte abil saate kiiresti veergu sortida ja isegi filtreid luua, nagu siin näha:

Näiteks valides „Kohandatud filter”, saame filtreerida veergu C (presidentide perekonnanimed), et kuvada ainult need read, mille perekonnanimi sisaldab tähte „o”. Pärast OK klõpsamist näete, et John Adams kaob loendist.

Tema tagasi toomiseks klõpsake selles veerus päise nooltel ja valige 'Kuva kõik'.

pöördetabelid

Nüüd, kui olete omandanud mõned põhilised viisid andmetega manipuleerimiseks ja korraldamiseks, uurime lühidalt üht Exceli võimsaimat tööriista: pivot-tabelit. Pivot tabel muudab arvutustabelis sisalduvate andmete analüüsimise lihtsaks.

Selle harjutuse jaoks kasutan tabelit, mis loetleb kongressi liikmetele tehtud panused. Igale panusele määratakse kategooria. Seega on sellel arvutustabelil kaks veergu: „Sissemakse summa” ja „Sissemakse tüüp”.

Oletame, et tahan kõik kaastööd kategooriate kaupa kokku liita. Selleks käivitan liigendtabeli, minnes menüüsse Andmed ja valides „Pivot table report…”

Avanevas dialoogiboksis palutakse teil tuvastada analüüsitavate andmete allikas. Valime 'Microsoft Exceli loendi või andmebaasi'. Seejärel palutakse meil tuvastada kasutatavate andmete lahtrivahemik. Vaikimisi kasutatakse kogu arvutustabelit, kuid kui soovite kasutada ainult andmete valikut, saate valida arvutustabeli osa, mida soovite kasutada. Toetume vaikeseadele.

Seejärel küsib liigendtabeli viisard, kas soovite tabelit uuele lehele. Võite öelda jah. Seejärel saate laua ja ujuva palett, mis näeb välja selline:

Excel eeldab, et lohistate ujuval paletil olevad päisesildid tabelis õigesse kohta.

Nüüd tahame kaastööd kategooriate kaupa liita. Selleks lohistame „panuse tüübi” tabeli vasakpoolsemasse ossa, kus on kirjas „Drop reaväljad siia”. Seejärel lisame „summa” tabeli põhialale, kus on kirjas „Drop data items here”.

Saadud tabel liidab automaatselt summad kategooriate kaupa. Näeme näiteks, et sissemakseid oli kahte kategooriat: 'aukulud' ja 'koosolekukulud'. Mõlema kogusumma oli vastavalt 69 059 752,99 ja 8 787 082,93 dollarit, nagu on näha siit:

Kuid võib-olla me ei taha kogusummasid. Võib-olla tahame näha iga kategooria keskmist panust. Lihtsalt klõpsake ujuva paleti ikoonil „Välisätted” (sellel on sinine „i”) ja muutke kokkuvõte väärtuseks „Keskmine”.

Nüüd näete, et keskmine aukulu oli 11 563,92 dollarit ja koosoleku keskmine kulu 7149,78 dollarit, nagu siin näha:

Või võime lugeda kaastööde arvu iga kategooria kaupa. Klõpsake uuesti ikooni „Välisätted” ja seejärel valige „Loendamine”.

Pivot-tabelid ei ole alguses intuitiivsed, kuid kui olete neist selgeks saanud, muutuvad need asendamatuteks tööriistadeks arvutustabeli andmete kiireks analüüsimiseks.

Excel (ja teised tabelarvutusprogrammid) on võimsad tööriistad ja väärtuslik osa reporteri digitaalsest arsenalist. Kuigi see õpetus pole kaugeltki ammendav, peaks see võimaldama teil kartmatult süveneda järgmisesse saadud arvutustabelisse.

See lugu on osa Poynterist Häkkerid/häkkerid seeria sisaldab Kuidas teha mis keskenduvad sellele, mida ajakirjanikel on tehnoloogia arenevatest suundumustest ja uutest tehnilistest tööriistadest õppida.